SISTEMA INFORMATIVO

La missione

L’ingresso dei mezzi tecnologici nella pubblica amministrazione ha agevolato un salto di qualità che si è tradotto in snellezza e semplificazione, sia per gli amministratori pubblici che per i cittadini, e ha dato un nuovo volto al principio di trasparenza ed efficienza di costituzionale memoria.

Il percorso è stato lungo e faticoso e si è snodato attraverso tre fasi storiche ben precise: in una prima fase (durante gli anni ’50) lo Stato ha utilizzato le tecnologie per l’archiviazione e la riproduzione dei dati; in una seconda fase (durante gli anni ’70) sono stati introdotti i primi PC e stampanti da tavolo, che hanno supportato la produzione di atti, certificati e documenti, mandando in cantina le macchine da scrivere; in una terza fase (anni ’90) si assiste ad un rinnovamento culturale ad opera di due importanti norme di riforma: il decreto legislativo n. 29/93 e il decreto legislativo n. 39/93. In particolare, quest’ultimo assegna allo sviluppo dell’informatica nella pubblica amministrazione il compito di dare maggiore corpo al principio di trasparenza dell’azione amministrativa. E’ il periodo dell’Aipa (ora digitpA), della RUPA, quale prima struttura per l’interconnessione delle pubbliche amministrazioni, a garanzia dello scambio dei dati fra i responsabili dei sistemi informativi. Ma si deve attendere il nuovo millennio per dare corpo a questi principi e per perfezionare norme e tecnologie: è il periodo della dematerializzazione degli atti, del protocollo informatico, della cooperazione applicativa e del codice dell’amministrazione digitale.

La missione del sistema informativo è, pertanto, quella di realizzare, attraverso l’uso delle nuove tecnologie, un sistema efficiente e aperto ai cittadini, che semplifica le procedure e mette in comune le informazioni raccolte.

Il sistema informativo del Ministero può essere definito, quindi, come un insieme di elementi che raccolgono, ricercano, elaborano, memorizzano e distribuiscono dati, trasformandoli in informazioni utili per supportare le attività decisionali e di controllo dell’amministrazione. Gli elementi che lo compongono sono le risorse tecnologiche, le risorse organizzative e il portafoglio di applicazioni.

Con espresso riferimento alle risorse tecnologiche, il sistema informativo del Ministero è un sistema complesso, sia per i numeri (più di 8.000 utenti e più di 120 sedi dislocate su tutto il territorio nazionale) sia per i servizi attivati (sito web accessibile, caselle di posta elettronica per tutti gli utenti, soluzioni di sicurezza), sia per alcuni servizi di back office, che rendono il lavoro ordinario meno complesso, più agevole e in grado di dare risposte più immediate. Ricadono in quest’ultima area i servizi di protocollo informatico, i servizi di contabilità finanziaria informatizzata (il c.d. “mandato elettronico”), la gestione automatizzata del personale, la tecnologia VoIP, progressivamente diffusa su in tutte le sedi dell’amministrazione.

Le risorse organizzative, costituite dalla Direzione Generale per lnnovazione Tecnologica e la Comunicazione e da una rete di esperti informatici dislocati nelle sedi territoriali, interagiscono di continuo con queste tecnologiche, fornendo l’indirizzo di fondo del sistema stesso e traendo gli output fondamentali per poterli impiegare nei processi decisionali e di controllo dell’amministrazione.

Infine, il portafoglio delle applicazioni indica l’insieme delle applicazioni software, sia gestionali che per il governo dei dati, messi a disposizione attraverso il centro servizi, a supporto delle diverse competenze istituzionali.

Il rapporto che esiste tra il concetto di sistema informativo e quello di tecnologie informatiche è di strumentalità: le seconde sono un fattore abilitante fondamentale di un sistema più ampio e complesso che è appunto il sistema informativo.

Andando al cuore del sistema - le applicazioni - fanno parte del sistema informativo del Ministero sia i software applicativi, utili alla gestione dei servizi interni dell’amministrazione e all’aumento della produttività  e della trasparenza verso l’esterno (protocollo informatico, controllo di gestione, mandato informatico) che, più in particolare, quelli rivolti all’utenza esterna.
 
Di questi ultimi costituiscono un valido esempio:
Il Sistema Informatico CO, realizzato per raccogliere e mettere a disposizione i dati concernenti le denunce dei rapporti di lavoro, secondo quanto previsto dalla legge 27 dicembre 2006, n. 296;
il Sistema UNIMARE, che accoglie le comunicazioni degli imbarchi e sbarchi, secondo quanto previsto dal DPR n. 231/06 e dal DM 24 gennaio 2008 e s.m.i.;
SILEN, il sistema che gestisce i flussi dei lavoratori extracomunitari e le relative quote assegnate dagli sportelli unici;
GESS, il sistema dei lavoratori extracomunitari dello spettacolo, in sperimentazione;
SGIL, il sistema che informatizza il processo delle ispezioni;
CIGS, il sistema che dematerializza tutto il processo di concessione della cassa integrazione;
ISTANZE, il sistema che gestirà il colloquio tra sportello unico e servizi per l’impiego per il controllo sulla disponibilità di lavoratori italiani prima della concessione del nulla osta all’ingresso;
ISCANED, il contatore che monitora la vigilanza dei cantieri;  
FLEXI, il sistema che gestisce le liste dei lavoratori stranieri che chiedono di lavorare in Italia;
PEC, il sistema di posta elettronica certificata.