E) Vigilanza, illeciti e sanzioni

1 - L’azienda che ha più unità organizzative (come ad esempio una banca che ha più filiali) ai fini della corretta tenuta del  libro unico del lavoro, tenuto in maniera accentrata presso la Funzione Personale di Direzione Generale, deve depositare in ognuna delle filiali una dichiarazione di tenuta del libro medesimo in Direzione Generale, o al momento di un'ispezione deve solo dichiarare luogo e ufficio di conservazione, indicando i numeri di telefoni e fax da contattare ai fini dell'ottenimento della documentazione?

Ai fini di una corretta tenuta del LUL il datore di lavoro che tenga il nuovo libro obbligatorio presso di sé può scegliere liberamente la sede legale o stabile deputata alla tenuta accentrata per tutte le sedi o filiali. Non appare necessario conservare alcuna dichiarazione né comunicazione sui singoli luoghi di lavoro. Per quanto riguarda l'obbligo di esibizione del LUL in caso di ispezione, la norma richiede l'esibizione "immediata" (entro la fine della redazione del verbale di primo accesso ispettivo) del LUL del solo ultimo mese e solo con riferimento ai lavoratori occupati nella sede stabile o filiale oggetto di ispezione. Tenendo presente che lo scopo dell'immediata esibizione è, ove venga richiesta dal personale ispettivo, quello di verificare il corretto inquadramento del personale presente all'atto dell'ispezione, il problema può essere risolto, sul piano organizzativo, in qualsiasi modo, purché però gi accertatori possano visionare immediatamente, anche a seguito di invio telematico o fax, l'ultimo LUL dei lavoratori occupati presso la sede ispezionata.


2 - Una azienda adottata quale soluzione per la tenuta del Libro Unico la Stampa Laser con autorizzazione preventiva richiesta e rilasciata alla Società di Software dalla Direzione Centrale Rischi dell'Inail. La procedura in questione genera dei file pdf con l'indicazione della data e dell'ora di produzione, del numero progressivo della pagina, del numero di autorizzazione attribuito e relativa data nonchè il codice della Sede Inail che ha rilasciato l'autorizzazione. Potendo disporre in tempo reale del file in caso di richiesta ispettiva e tenuto conto della logica semplificatrice che sta alla base della introduzione del Libro Unico, è necessario provvedere alla stampa "fisica" del libro unico da parte della Società con relativo obbligo ed onere di esatta conservazione per 5 anni dello stesso o, piuttosto, è sufficiente "salvare" il file per poi produrlo solo in caso di ispezione? 

La modalità di tenuta del LUL a stampa laser prevede almeno una stampa (quella di consegna al lavoratore). Chiaramente la conservazione/archiviazione su CD o altro supporto della stampa in "pdf" non sostituisce (nella modalità a stampa laser) la tenuta cartacea ma ne è un utile surrogato in sede di vigilanza. Quindi nessun illecito e nessuna sanzione purché ai lavoratori venga concessa la facoltà di ottenere la copia del LUL quale cedolino paga in forma cartacea e a condizione che, su richiesta degli organi ispettivi, si sia in grado di fornire la "stampa laser" nella modalità cartacea.


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