C) REGISTRAZIONI OBBLIGATORIE: CONTENUTI E TERMINI

1 - Per impiegati di 5° livello con mansione di direttore di locale cinematografico (Ccnl per i dipendenti dagli esercizi cinematografici e cinema teatrali), che hanno un netto garantito mensile, le cui ore svolte nella settimana variano di giorno in giorno, anche con presenze in giornata di domenica o festivo, come vanno esposte le presenze sul libro unico del lavoro?

Le giornate di presenza di tali lavoratori andranno valorizzate con la “P” anche nei giorni di domenica o festivi lavorati.


2 - Un'azienda che ha posto tutti i dipendenti in cassa integrazione straordinaria con pagamento diretto da parte dell'inps (e quindi non elaborerà il prospetto paga per il periodo di cigs) deve comunque procedere a iscrivere i dipendenti nel libro unico lasciando in bianco il prospetto paga e indicando solo la parte relativa alle presenze con la voce di sospensione cigs?

In una situazione come quella descritta i lavoratori in CIGS devono comunque essere iscritti al LUL e il cedolino dovrà recare l’espressa indicazione della corresponsione dell’ammortizzatore da parte dell’Inps, con effettiva annotazione dell’assenza nel calendario presenze.


3 - Prendendo come riferimento il periodo di paga gennaio 2009, con corresponsione della retribuzione entro il 27 gennaio stesso, la stampa del LUL del mese di riferimento indicato dovrà avvenire entro il 16 del mese successivo (ovvero febbraio 2009).Nella sezione presenze deve essere riportato il calendario integrale del mese di gennaio 2009 e la sezione retributiva andrà compilata tenendo conto delle variabili retributive (straordinari, diarie, missioni, allattamenti, donazioni sangue congedi, ecc) relative al mese di dicembre 2008. E’ possibile, tuttavia, registrare i dati del calendario presenze unitamente ai dati variabili della retribuzione cui gli stessi si riferiscono?

Una retribuzione sfasata o sfalsata, con valorizzazione per intero degli elementi variabili della retribuzione al secondo mese successivo, non obbliga a riportare il calendario presenze di due mesi antecedenti. Il differimento messo in atto non comporta di per sé un automatico differimento del calendario presenze, che rimane soltanto una opportunità, utile al fine di far viaggiare in parallelo il dato delle presenze e quello retributivo.


4 - E’ possibile, ad esempio nel caso di paghe sfasate, elaborare il cedolino con l'esposizione delle presenze del mese precedente (es.:elaborazione del cedolino del mese di gennaio 2009 con indicazione delle presenze del mese di dicembre 2008)?

In caso di retribuzione sfasata i dati del calendario presenze possono essere registrati unitamente ai dati variabili della retribuzione cui gli stessi si riferiscono, a condizione essenziale che vi sia specifica annotazione in tal senso sul Libro Unico per ciascuno dei lavoratori interessati. Si tratta, peraltro, di una facoltà, giacché di norma le registrazioni delle presenze effettive del mese vanno effettuate entro il 16 del mese successivo. Quindi, posto che occorre indicare nel LUL che le paghe sono sfasate, le presenze esposte ben potranno essere quelle del mese precedente.


5 - Ai fini degli adempimenti previsti in materia di istituzione del nuovo Libro Unico corre l'obbligo di iscrizione dei collaboratori di cui all'art. 61 comma 2 del D.lgs 276/2003 c.d. "prestazioni occasionali"?

I collaboratori di cui all’art. 61, comma 2, sono soggetti che sviluppano una collaborazione coordinata e continuativa, sia pure di durata “minima”. Come chiarito dalla Circolare ministeriale n. 20 del 2008 anche questi soggetti devono essere iscritti nel LUL come la generalità dei collaboratori coordinati e continuativi (art. 39, comma 1, DL n. 112/2008).


6 - A) In base ad alcuni contratti collettivi (es. multiservizi/ servizi integrati pulimento) gli straordinari vengono conteggiati solo dopo il superamento dell'orario ordinario settimanale. In tali casi, come possono venire esposti nel LUL, nella parte (sezione) relativa al calendario del mese? B) Relativamente al settore della vigilanza privata (lavoratori guardie giurate), escluso dalla applicazione della legge 66/2003 (deroga orario lavoro-112/2008), può essere omessa l’indicazione delle ore giornaliere lavorate (ordinarie e straordinarie) nel calendario del mese esposto nella sezione del LUL e sostituite da una causale univoca di presenza (es."P")? Può, altresì, essere segnata solo l’assenze (ad esempio per. malattia, infortunio, ferie, ecc.)?

Riguardo alla domanda A), come ieri nel libro presenze, oggi nel calendario presenze del LUL si registrano le effettive ore lavorate nel giorno. La specifica valorizzazione dello straordinario (resa obbligatoria dal D.Lgs. n. 66/2003 e non dal DL n. 112/2008) va osservata come nel passato. Oggi tuttavia, nel caso rappresentato, è più semplice ben potendosi entro il 16 del mese successivo identificare l’ordinaria e la straordinaria prestazione. Riguardo alla domanda B), per tutte le categorie di lavoratori escluse dalla applicazione del D.Lgs. n. 66/2003 è consentito sostituire la registrazione dell’effettivo numero di ore lavorate giornalmente con l’indicazione della presenza al lavoro, oltre alla necessaria valorizzazione causale delle assenze.


7 - Relativamente alle aziende che pagano al 27 del mese e per la compilazione del LUL si avvalgono della modalità indicata all'esempio 3 del principio 15 della fondazione consulenti lavoro in forza della quale, per esempio, il periodo di paga febbraio e LUL entro il 16 marzo, si considerano le variabili retributive del mese di gennaio e si inseriscono le presenze del mese di gennaio. Come annotazione da riportare sul libro unico è sufficiente indicare "uso variabili retributive mese precedente" o come si desume dal forum lavoro 2009 è necessario e sufficiente indicare "calendario sfasato" perchè riferito anche alle presenze del mese cui le variabili fanno riferimento? Pur facendo riferimento alle presenze del mese di gennaio, la paga è comunque riferita a quelle del mese di febbraio? Ciò che varia sono soltanto le presenze cha vengono stampate? In relazione alle presenze di dicembre, considerato che queste ricadono nella vecchia disciplina e saranno stampate secondo le vecchie modalità, è lecita un stampa del LUL riferito al mese di gennaio (stampa 16 febbraio) senza alcun calendario presenze ma solo con i dati variabili del mese di gennaio?

Presupposto per la registrazione dei dati variabili delle retribuzioni con un differimento non superiore a un mese, è la puntuale indicazione di tale circostanza nel libro unico del lavoro. Si tratta, secondo le precisazioni ministeriali, di un’annotazione da farsi, con la massima esattezza, una sola volta nel singolo mese di riferimento, in modo chiaro e non a mano, in funzione della piena intelligibilità dei contenuti del libro unico. La locuzione utilizzata potrà essere, indifferentemente,"uso variabili retributive mese precedente" o "calendario sfasato" o altra simile purché sia chiaro e univoco il significato della stessa, vale a dire che il LUL viene elaborato valorizzando i dati variabili di due mesi precedenti e riportando le presenze di due mesi precedenti (nel LUL elaborato al 16 marzo inserisco presenze e variabili retributive di gennaio). Il LUL elaborato al 16 marzo sarà ovviamente quello di febbraio e conterrà i riferimenti alla retribuzione di febbraio ma i dati variabili saranno quelli di gennaio. Per quanto riguarda le presenze di dicembre 2008 da riportarsi nel LUL elaborato al 16 febbraio con calendario sfalsato nessun rilievo sarà effettuato dagli organi di vigilanza a condizione che le presenze stesse siano regolarmente registrate nel libro paga - sezione presenze in uso fino al 31 dicembre 2008.


8 - In caso di utilizzo del calendario sfasato, quali sono le presenze che devono essere stampate nel LUL di Gennaio 2009? 

Il Ministero, nel vademecum del 5 dicembre 2008, nel ribadire che le presenze effettive del mese vanno registrate di regola entro il 16 del mese successivo, consente che i dati del calendario presenze possano essere registrati unitamente ai dati variabili della retribuzione ai quali si riferiscono, condizionatamente (la condizione è ritenuta “essenziale”) alla circostanza che vi sia specifica annotazione in tal senso sul libro unico per ciascuno dei lavoratori interessati. Quindi nel caso di specie se si sceglie il calendario sfalsato totale (dati variabili e presenze entrambi posticipati) nel libro unico di gennaio 2009 andranno riportate le presenze di dicembre 2008. Tuttavia, trattandosi di un periodo di transizione fra vecchio e nuovo regime normativo nessun illecito sarà rilevabile a condizione che le presenze di dicembre 2008 risultino comunque acclarate dal previgente libro paga - sezione presenze in uso fino al 31 dicembre 2008. Nel libro unico di febbraio 2009 (elaborato al 16 marzo 2009) andranno regolarmente riportate le presenze di gennaio 2009.
 

9 - Il giorno di riposo (R) va indicato espressamente nella compilazione del LUL? Oppure non si indica nulla nella casella corrispondente al giorno di riposo?

Ai sensi del co. 2 dell’art. 1 del D.M. 9 luglio 2008, ciascuna annotazione relativa allo stato di presenza o di assenza dei lavoratori deve essere effettuata utilizzando una causale precisamente identificata e inequivoca. La circolare ministeriale n. 20/2008, precisa, sul punto, che tali causali devono risultare da una apposita legenda che funge da “decodificazione”, la quale può essere tenuta «anche separatamente dal libro unico», purché a disposizione degli organismi di vigilanza. Per quanto concerne in particolare le assenze, esse vanno specificate in qualsiasi caso: non è sufficiente registrare l’assenza in quanto tale oppure le ore parzialmente lavorate, occorre anche indicare la casistica specifica dell’assenza riscontrata, giornaliera o anche oraria. Ne consegue che la parte delle presenze relativa ai giorni di riposo non va lasciata in bianco, ma compilata indicando la relativa causale.


10 - Fermo restando la registrazione delle effettive ore lavorate giornaliere, la valorizzazione del solo orario straordinario che, in base ad alcuni contratti collettivi specifici, si calcola solo dopo il superamento dell'orario ordinario settimanale, risulterebbe errata se indicata giornalmente?

Al giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento, chi elabora il LUL potrà ben rilevare la natura dell'orario di lavoro svolto anche nei settori di Ccnl specifici che valorizzano in modo peculiare le prestazioni di lavoro straordinario. L'indicazione nel calendario presenze andrà effettuata in modo corretto in ragione, appunto, del superamento dell'orario normale settimanale nella giornata o nelle giornate in cui l'orario valutato ex post risulti qualificabile in termini di prestazione straordinaria e tale rilevazione dovrà corrispondere a quanto valorizzato nella parte relativa ai dati retributivi.


11 - La normativa che impone di indicare nella sezione presenze del LUL le ore effettivamente svolte dal lavoratore nella giornata, con indicazione separata delle ore ordinarie da quelle straordinarie, comporta una differenza di corrispondenza tra quanto indicato e quanto pagato in busta nel caso in cui si proceda alla compensazione delle ore effettuate oltre l'ordinario in un determinato giorno con le ore ordinarie mancati in un altro. Esempio pratico. Dipendente che deve effettuare un orario settimanale di ore 39 così distribuite su 5gg. della settimana: ore 8.30 giornaliere per n. 4 gg. e ore 5.00 giornaliere per n. 1 giorno. Totale ore effettivamente svolte 40.00, con pagamento di n. 1 ora di straordinario. 1° gg. ore effettuate 8.30; 2° gg. ore effettuate 8.30; 3° gg. ore effettuate 9.40; 4° gg. ore effettuate 8.20; 5° gg. ore effettuate 5.00. Si ha 1 ora da pagare come straordinario mentre i 10 minuti dei 70 oltre l'orario ordinario effettuati nel 3° giorno, vengono usati per coprire i 10 minuti mancanti per raggiungere l'ordinario del 4° giorno. È corretto, in tal caso, indicare 8.30 ore come orario svolto nel 4° giorno e nel 3° giorno 8.30 ore di lavoro ordinario e 1.00 ora come straordinario?

L'indicazione sul calendario presenze corrisponde all'esigenza di rappresentare nel modo più corretto possibile l'effettuazione dell'orario di lavoro da parte del dipendente. Tuttavia  possono esservi situazioni (ad es. in caso di orario flessibile)  a volte codificate da accordi o usi aziendali in cui alcune fluttuazioni minime possono rimanere implicite nell'intesa ovvero nella verifica giornaliera o periodica delle parti. Se tale (come sembra) è il caso proposto, non appare scorretta la soluzione offerta. In un caso differente (ad es. un periodo più lungo di differenza giornaliera ovvero in caso di orario multiperiodale) sarebbe meglio procedere comunque con la registrazione delle ore di presenza effettiva giorno per giorno e con l'esposizione, ove possibile, delle ore di lavoro straordinario direttamente sul calendario presenze, mentre ove ciò non risulti possibile l'eventuale straordinario potrà essere indicato nella valorizzazione delle retribuzioni. Nel caso proposto, sebbene sia una questione meramente formale, qualora il ccnl applicato definisca lo straordinario sulla base di un criterio settimanale, l'ora di straordinario non sarebbe, a rigore, neppure quella indicata nell'esempio, bensì la quinta ora del sabato, cioè quando materialmente si realizza il superamento dell'orario settimanale. Si coglie l'occasione, peraltro, per ribadire che lo spirito complessivo della norma è di creare trasparenza nei profili sostanziali, senza complicazioni sui contenuti formali.


12 - E’ obbligatorio iscrivere i lavoratori interinali nel libro LUL e/o vidimare la presenza?

La circolare n. 20/2008 prevede che i lavoratori in somministrazione devono risultare iscritti nel libro unico dell’utilizzatore oltreché in quello dell’agenzia per il lavoro che li assume, con la particolarità che l’utilizzatore si limiterà ad annotare i dati identificativi del lavoratore (nome, cognome e codice fiscale, qualifica e livello di inquadramento contrattuale e nominativo dell’Agenzia per il lavoro). Il datore di lavoro dei lavoratori somministrati, invece, l’Agenzia di somministrazione appunto, procederà alle scritturazioni integrali, con riguardo al calendario delle presenze e ai dati retributivi, previdenziali, fiscali e assicurativi. Le registrazioni dei somministrati nel libro unico, peraltro, secondo quanto chiarito dal vademecum, possono essere effettuate senza particolari obblighi di tracciato e anche in forma di elenco, purché il relativo cedolino sia elaborato con numerazione sequenziale e contenga per ciascun soggetto i dati essenziali richiesti.


13 - A) La sezione presenze del LUL del periodo di competenza febbraio (da stamparsi entro il 16 marzo) deve contenere i dati di presenza di febbraio, oppure, ed al fine di garantire la corrispondenza con la sezione retributiva del LUL, può contenere i dati di presenza di gennaio in coerenza delle valorizzazioni iscritte in quest'ultima? B) Considerato quanto precede ed attesa la abrogazione del libro matricola, gli assunti, i cessati (anche cocopro senza compenso), i distacchi, ed altri eventi di questo tipo da registrasi sul LUL e verificatisi nel mese di gennaio andranno iscritti nel LUL da stamparsi il 16 di febbraio o di marzo? C) In caso ed in sede di accesso ispettivo eseguito nel periodo dal 17 febbraio al 15 marzo, quali documenti dovrà esibire il tenutario, ai fini della regolarità LUL, ovvero, quali fogli del LUL devono essere stampati?

A) Sull'argomento proprio il citato punto 14 del Vademecum è chiaro: essendo prevista una tenuta distinta fra soggetti differenti della parte paga e della parte presenze, non vi è alcuna ragione per differire la registrazione delle  presenze, che si era resa opportuna soltanto per non anticipare forzatamente adempimenti in carico al soggetto unico elaboratore con sfasamento.
B) Gli eventi di gennaio relativi all’avvio o alla cessazione di un rapporto di lavoro fra quelli soggetti a registrazioni obbligatorie nel LUL dovranno essere rilevati nel LUL da stamparsi entro il 16 febbraio. Peraltro si tratta, per quanto segnalato, di mere annotazioni che non comportano una anticipazione di elaborazioni.
C) Nel periodo indicato, in caso di ispezione presso una sede stabile dell’azienda tenutaria del LUL, dovrà essere esibito agli organi di vigilanza il documento elaborato e stampato entro il 16 febbraio 2009, con riferimento alla retribuzione standard e al calendario presenze di gennaio, ai dati retributivi sfalsati relativi alla valorizzazione delle presenze di dicembre 2008, e alle annotazioni dei rapporti avviati o cessati in gennaio.


14 - In risposta al quesito A7, riportato sul VADEMECUM del Ministero del lavoro, è stato chiarito che non è necessario riportare sul LUL la registrazione delle presenze per i collaboratori e gli associati in partecipazione, limitandosi ad annotare i periodi di assenza di cui il committente o l'associante sia a conoscenza.Vale lo stesso principio in ordine alle registrazione delle presenze degli amministratori, dei componenti dei collegi sindacali, e similari?

Amministratori e sindaci sono individuati nella disciplina del LUL in funzione della loro riconduzione alla tipologia del contratto di collaborazione coordinata e continuativa e, comunque, alla loro natura di lavoratori parasubordinati. Ne consegue che la specificazione riguardante la registrazione semplificata delle assenze si estende senza dubbio anche ai collaboratori che rivestano ruoli di amministratori o sindaci.


15 - Una impresa edile che lavora in cantieri stradali temporanei mobili e distacca una squadra di operai presso un cantiere temporaneo mobile di un’altra impresa, come deve compilare il LUL?

Il distaccante rimane titolare del rapporto di lavoro anche ai fini retributivi, previdenziali, fiscali e assicurativi. Pertanto in caso di distacco deve compilare il LUL relativo ai lavoratori distaccati, sia per la parte calendario che per la parte retribuzioni, esattamente come per il personale non distaccato. Resta fermo l'ulteriore obbligo per il distaccatario di iscrivere nel proprio LUL i lavoratori distaccati presso di sé con riguardo ai soli dati anagrafici identificativi del lavoratore e del datore di lavoro distaccante.


16 - Deve essere istituito il LUL nel caso di socio accomandatario che non percepisce compensi e non ha del personale dipendente ne collaboratori, ma percepisce dei rimborsi spese a titolo di rimborso spese chilometrico, rimborsi per trasferte, rimborso spese di viaggio (biglietti mezzi pubblici, spese autostradali...)?Deve essere istituito il LUL per i soci artigiani nella stessa posizione?Nel caso fosse obbligatoria la redazione del libro unico anche solo per i rimborsi spese, il cedolino (figurativo) deve essere redatto tutti i mesi in cui vengono erogati o si possono elaborare dei prospetti riassuntivi di più periodi (ad esempio due cedolini annui, uno per il primo semestre e d uno per il secondo)?

I quesiti sottoposti necessitano di una premessa: la disciplina dei rimborsi spese, e segnatamente della loro esenzione, riguardano i lavoratori subordinati e i collaboratori coordinati e continuativi, i cui redditi sono assimilati a quelli di lavoro dipendente. La collaborazione coordinata e continuativa dell'amministratore (che può essere anche non socio, nelle società di capitale, se previsto dallo statuto) deve essere tenuta nettamente distinta dalla posizione di socio, che può partecipare all'attività sociale con il proprio apporto lavorativo in qualità dei conferimenti previsti dal contratto sociale (oggetto sociale, statuto, etc.). Agli eventuali compensi previsti per il socio amministratore volti a “retribuire” la specifica carica (ulteriori e al di fuori delle eventuali prestazioni ordinarie in qualità di socio) si possono aggiungere anche trattamenti di rimborso spese come quelli indicati nel quesito, la cui legittimità è data dall'attrazione fiscale dei compensi nella sfera del lavoro subordinato (assimilato). Altrimenti tali esborsi devono essere considerate come normali spese per l'esercizio dell'attività, perdendo tuttavia la caratteristica di "rimborso" e potendo ben essere portate a costo con gli oneri di produzione/documentazione propri di tutte le altre spese (ad es. fattura). In linea estrema, non consigliabile tuttavia nelle società di persone (come quelle rappresentate dal quesito, in cui se proprio si vogliono attivare tali trattamenti simil-dipendente un compenso andrebbe cautelativamente previsto) all'amministratore potrebbe essere attribuito il solo rimborso delle spese effettivamente sostenute. A tal proposito ogni spettanza (compenso e rimborso-spese o solo rimborso-spese) verso l'amministratore deve essere contenuta in un verbale di assemblea dei soci, anche se la società di persone non fosse obbligata ad un registro; in caso di solo rimborso-spese non sembrano opportuni trattamenti come la trasferta forfetaria in assenza di compenso; le spese oggetto di rimborso devono riguardare solo le prestazioni come amministratore e non quelle come socio (ad es, l’accomandatario di una società di impianti elettrici che sia responsabile tecnico impiantista: le spese giornaliere di trasferta sui cantieri per seguire i lavori sono di massima per l'esecuzione della prestazione sociale e non per l'attività amministrativa). Tutto ciò è anteriore al problema delle registrazioni sul Libro Unico del Lavoro che va così risolto: devono essere registrate le spese dei soggetti iscrivibili nel LUL stesso, per cui se le spese si riferiscono all'amministratore sì, se si riferiscono all’amministratore in qualità di socio no (determinandosi, come detto sopra, anche una diversità di trattamento e di gestione); nel caso di amministratori che non percepiscono alcun compenso, può essere utilizzato in analogia estensiva, in ottica di semplificazione, quanto chiarito dal Vademecum al punto B.4 da cui si evince che l'amministratore "senza compensi" non deve essere registrato a Libro Unico, tanto che non sorge neppure l'obbligo di istituzione; pertanto la sola percezione di rimborsi spese da parte dell’amministratore senza compensi andrà documentata nei modi ritenuti più opportuni ma senza transitare sulle pagine del LUL; se viceversa l'amministratore percepisce (o per lo stesso è prevista la corresponsione di) un compenso, in caso di percezione anche di rimborsi spese il cedolino del LUL dovrà dare atto anche della somma complessivamente rimborsata nei soli mesi ma solo in quelli in cui  sia una dazione (compenso, o anche solo rimborso spese). Il cedolino del LUL relativo ai rimborsi spese deve di regola seguire l'erogazione degli stessi, per cui può avere carattere diverso dal mensile (ad es. trimestrale) se il rimborso effettivo avviene con tale cadenza.


17 - A) Se un lavoratore a tempo pieno lavora dal lunedì al venerdi per 8 ore giornaliere, il sabato e la domenica vanno segnalate nella sezione presenze come giorni di riposo? B) Nel caso di part time, i giorni in cui da contratto non viene effettuata alcuna prestazione lavorativa vanno indicati in modo particolare nel LUL? C) Come ci si comporta nel caso in cui deve essere effettuata una registrazione nel LUL ma il software non lo permette (ad esempio si può inserire una annotazione nel LUL per indicare i giorni di riposo nonché l’indicazione che gli stessi non sono stati registrati nella sezione presenze perchè il software non lo permette? D) Il giorno di riposo (R) va indicato espressamente nella compilazione del LUL? Oppure non si indica nulla nella casella corrispondente al giorno di riposo?

Per lo scopo del quesito deve essere distinto il giorno di riposo particolare (ad es. il riposo cd. compensativo, il giorno di riposo in attività lavorativa con turni a scacchiera), che deve essere sempre indicato, nel calendario presenze del LUL, dal giorno di non richiesta attività secondo il normale assetto organizzativo dell'orario di lavoro. Nei casi indicati (8 ore lun-ven, sabato e domenica zero) può essere tranquillamente omessa qualsiasi indicazione per le giornate non lavorate deducibili dall'applicazione normale dell'orario come da contratto di lavoro. Anche per un contratto di lavoro part-time cd. verticale o misto che preveda contrattualmente determinati giorni di assenza, es. martedì e giovedì, si può acconsentire ad una mancata indicazione di qualsiasi causale per tali giorni, non così, tuttavia, se l'applicazione di clausole contrattuali al rapporto (come flessibilità o elasticità) rendesse variabili i giorni di riposo.


18 - Nel caso di una azienda che paga all'inizio del mese successivo lo stipendio relativo al mese precedente con esclusione degli straordinari (ad esempio: pagamento stipendio al 10.03 con Libro unico di febbraio sulle presenze del mese di febbraio   da stampare entro il 16.03 ma senza pagamento degli straordinari dello stesso mese,  in quanto questi ultimi vengono pagati nel LUL di marzo), ed ha, pertanto, un "differimento retributivo delle sole ore straordinarie", è sufficiente, per seguire le regole dello "sfasamento" riportare (esempio in questione) nella sezione presenze del LUL di marzo il calendario delle presenze di febbraio?

L’art. 1, c. 3 del D.M. 9 luglio 2008 fa salva la facoltà, per i datori di lavoro che ricorrono ad una retribuzione sfalsata, di continuare a valorizzare le presenze nel mese successivo: “la registrazione dei dati variabili delle retribuzioni può avvenire con un differimento non superiore ad un mese, a condizione che di ciò sia data precisa annotazione sul libro unico del lavoro”. Presupposto per la registrazione dei dati variabili delle retribuzioni con un differimento non superiore ad un mese, consiste nella indicazione puntuale di tale circostanza nel libro unico del lavoro (si tratta di un’annotazione da farsi, con la massima esattezza, una sola volta nel singolo mese di riferimento,in funzione della piena intelligibilità dei contenuti del libro unico). Il vademecum del 5 dicembre 2008 consente che i dati del calendario presenze possano essere registrati unitamente ai dati variabili della retribuzione ai quali si riferiscono, condizionatamente (la condizione è ritenuta “essenziale”) alla circostanza che vi sia specifica annotazione in tal senso sul libro unico per ciascuno dei lavoratori interessati. Nel caso di specie, pertanto, purché sia espressamente annotata la circostanza dello sfasamento della retribuzione variabile legata allo straordinario, il calendario presenze riguardante le ore di lavoro del mese di febbraio potrà essere riportato in uno con il cedolino del LUL in cui le ore di lavoro straordinario vengono valorizzate.


19 - Nel caso in cui una ditta (spesso Onlus) paga gli stipendi in ritardo dando per scontata la stampa del libro unico entro il 16 del mese successivo ma il pagamento dei contributi avviene regolarmente,  come ci si comporta con gli obblighi di natura fiscale in quanto il reddito del dipendente e l'eventuale conguaglio di fine anno vanno calcolati sulle retribuzioni effettivamente pagate? Come trattenere gli addizionali irpef non sapendo quando saranno pagati gli stipendi (con la precedente normativa si caricavano le rate quando si pagava lo stipendio)?  I saldi relativi ai modelli 730 non possono essere inseriti con la mensilità di luglio, che rischia di essere pagata nel mese di novembre o dicembre se non nell'anno successivo. Come si può procedere visto che le buste paga vanno stampate entro il 16 del mese successivo senza poter più modificarle?

Il quesito non è chiaro, anche perché non esplicita in quale modo venivano fatte le annotazioni di cui trattasi con il precedente sistema (libro paga). Anche in quel caso, infatti, il pagamento regolare dei contributi presupponeva la realizzazione di una busta-paga del mese di riferimento elaborata nei termini dei versamenti contributivi - e quindi entro il 16 del mese successivo -  con la "inconoscibilità" dei dati fiscali: in tal senso, per stare all'esempio, il cedolino di aprile pagato a luglio non poteva contenere in anticipo (ad aprile/maggio, quando veniva realizzato per determinare correttamente i contributi) i dati del recupero fiscale che sarebbe intervenuto solo successivamente e che quindi veniva presumibilmente annotato (forse a mano) a posteriori. Si ritiene che una soluzione possibile - e corretta - potrebbe essere quella di elaborare le retribuzioni correnti entro il 16 in "sospensione" fiscale, ed inserire per mezzo di apposita codifica gli imponibili, e i conguagli fiscali, nel mese di erogazione. Ad esempio se marzo è pagato a giugno, entro il 16 aprile il LUL di marzo va realizzato senza alcuna detrazione fiscale relativa a marzo (non materialmente pagato), mentre entro il 16 luglio deve essere realizzato il LUL del mese di giugno (non pagato) senza detrazioni ed effetti fiscali relativi alle retribuzioni del  mese di giugno (ancora non pagato) ma con gli imponibili e le detrazioni delle retribuzioni effettivamente erogate (quelle di marzo) e i relativi conguagli 730 che sono stati applicati in quel mese; in tal caso, ove non fosse chiara la gestione per mezzo delle sole codifiche informatiche, si può ricorrere ad una annotazione esplicativa sul LUL. Lo stesso sistema, peraltro, trova applicazione nei casi di retribuzioni corrisposte da un anno all'altro (es. novembre pagato a febbraio dell'anno successivo).


20 - E’ possibile, ad esempio nel caso di paghe sfasate, elaborare il cedolino con l'esposizione delle presenze del mese precedente (es.:elaborazione del cedolino del mese di gennaio 2009 con indicazione delle presenze del mese di dicembre 2008)?

I dati variabili della retribuzione, ai sensi dell’art. 1, c. 3 del D.M. 9 luglio 2008, possono essere trattati in regime di "retribuzione sfalsata", e quindi valorizzati nel mese successivo a quello di riferimento (“la registrazione dei dati variabili delle retribuzioni può avvenire con un differimento non superiore ad un mese, a condizione che di ciò sia data precisa annotazione sul libro unico del lavoro”). Nei casi rappresentati, in cui il datore di lavoro viene posto a conoscenza dei presupposti per l'erogazione di elementi variabili della retribuzione o per la corretta valorizzazione degli stessi, deve farsi richiamo al vademecum del 5 dicembre 2008 che consente di operare correttivi al LUL già elaborato: le annotazioni possono essere effettuate, anche in correzione dei dati già registrati, in data postuma al 16 del secondo mese successivo (trattandosi di retribuzione sfasata), attraverso l’indicazione del dato corretto nelle annotazioni della parte retributiva del LUL che viene elaborato nel mese in cui la correzione èmaterialmente effettuata. Il dato corretto spontaneamente, prima di un accesso ispettivo in azienda da parte di qualsiasi organo di vigilanza, non è assoggettabile a sanzioni.


21 - In caso di tirocinio per formazionie lavoro non retribuito occorre indicare tale soggetto nel libro unico? occorre effettuare la comunicazione al centro per l'impiego? la comunicazione all'inail va effettuata dal datore di lavoro o dall'ente che promuove il progetto di formazione?

Il D.L. n. 112/2008 non prevede i tirocinanti fra i soggetti da iscrivere obbligatoriamente sul LUL, pur restando fermi tutti gli obblighi, anche di tipo documentale, relativi agli adempimenti di natura fiscale.


22 - Una società che gestisce villaggi turistici (ed applica il contratto del turismo) nel periodo stagionale assume figure responsabili di alcuni settori del villaggio tipo, direttori, cuoco, maitre chef (responsabili dei vari reparti) con cui, per la tipologia di orario e di servizio che svolgono, concorda ed eroga ad integrazione  della normale retribuzione contrattuale un importo aggiuntivo mensile che va a compensare forfettariamente anche ore straordinarie; è possibile in questo caso indicare la causale "p" di presenza anziché le normali ore di presenza più straordinario (che tra l'altro potrebbero anche essere compensate)? Le figure di direttore, maitre, cuoco, essendo capi servizio e responsabili dei vari reparti in cui lavorano, possono essere escluse dall'applicazione del dlgs n. 66/2003?

Il quesito è troppo generico per una risposta completa. Solo per il direttore, fra le figure indicate, sembrerebbe potersi parlare di un esonero dall'ambito di applicazione del D.Lgs. n. 66/2003. Pertanto per tutti i soggetti indicati non è sufficiente indicare nel LUL la sola "P" della presenza, ma direttamente l'intero orario lavorativo svolto, differenziando le ore lavorate ordinarie dalle ore di lavoro straordinario, esattamente come era fino al 31 dicembre 2008 per il preesistente libro presenze o sezione presenze del libro paga. Quanto alla forfetizzazione dello straordinario, prevista in sede contrattuale, la stessa dovrà essere evidenziata nella parte del LUL dedicata ai dati retributivi, previdenziali e fiscali, con indicazione della somma corrisposta e della relativa descrizione sintetica.


23 - In merito ai riposi giornalieri e settimanali durante le trasferte all'estero di un dipendente italiano di una società privata italiana, appartenente al settore dei metalmeccanici piccola media industria, si chiede come debba essere compilato il libro unico del lavoro nel caso di un impegno lavorativo in Brasile con partenza il lunedì e viaggio per 23 ore consecutive e successivo svolgimento della attività lavorativa dal martedì per 8 ore giornaliere. In particolare come va compilato il calendario presenze del Libro Unico?Considerando che il rientro in Italia avviene partendo di sabato e con arrivo la domenica, come va compilato il libro unico?

Nel caso rappresentato devono essere segnate nel LUL le ore effettive prestate dal lavoratore, suddivise in ore di lavoro effettivo (anche se di viaggio, ma considerate formalmente di lavoro) e in ore di viaggio vere e proprie, analogamente per le ore prestate nei giorni di sabato e domenica. Inoltre devono essere evidenziate le indennità economiche presumibilmente previste per la disponibilità ovvero il maggior sforzo del dipendente, oltre alle maggiorazioni per lavoro festivo-notturno etc. secondo le previsioni della contrattazione collettiva. Infine vanno esplicitamente indicati, nel calendario presenze, i recuperi previsti e goduti ai fini del rispetto dell’obbligo del riposo, secondo le previsioni normative e della contrattazione collettiva.


24 - Nel caso di pagamento non mensile del collaboratore coordinato e continuativo a progetto, è corretto esporre le assenze nel Libro Unico al momento della corresponsione del compenso oppure occorre elaborare un cedolino con la sola annotazione dell'assenza?

Senza dubbio non occorre elaborare un cedolino per il collaboratore soltanto per evidenziarne le assenze. Nel contesto del cedolino del LUL che contiene i dati retributivi, fiscali e previdenziali relativi alla prestazione lavorativa resa nell’ambito del contratto di collaborazione si annotano anche le assenze qualificate evidenziate dal Vademecum del 5 dicembre 2008.


25 - I giorni e le ore di riposo devono essere sempre espressamente indicati nel Libro Unico del Lavoro con la relativa causale?

Bisogna distinguere al riguardo, anzitutto, il concetto di riposo settimanale da quello di riposo giornaliero. In effetti, è evidente che per il LUL il riferimento, peraltro in analogia con quanto previsto in precedenza per la sezione presenze del preesistente libro paga, è al solo riposo settimanale. Non sembra, infatti, necessario gestire il calendario presenze del LUL con l’obbligo di una specifica indicazione relativa al riposo giornaliero, posto che lo stesso potrà comunque essere rilevabile sulla base delle ore lavorate registrate. D’altro canto, anche con riguardo al riposo settimanale va chiarito che nel LUL va specificamente annotato, con relativa causale inequivoca, non già qualsiasi riposo settimanale, ma soltanto i riposi che abbiano caratteristiche “fluttuanti”: si pensi al lavoro per turni, alle compensazioni, alla flessibilità o al godimento del riposo settimanale calcolato come media. Al contrario in caso di orario di lavoro normale standard (ad es. 40 ore settimanali su 5 giorni) può essere omessa qualsiasi indicazione nel LUL e il campo del giorno non lavorato può anche essere lasciato in bianco.


26 - Per il lavoratore agricolo stagionale che svolge attività lavorativa solo per alcune giornate durante il periodo di assunzione, ad esempio 20 giorni dal 15.02.2009 al 31.03.2009, come vanno indicate le giornate in cui non viene svolta la prestazione? E' possibile non indicare nessun dato o è necessario specificare “AI” Assenza Ingiustificata e le ore 6,50 della giornata lavorativa?

Come chiarito dal Vademecum del 5 dicembre 2008 per il lavoratore agricolo che viene occupato per meno di 270 giornate nell'anno di riferimento è sufficiente evidenziare nel calendario presenze del LUL la "P" per la giornata effettivamente lavorata (segnalante la presenza effettiva al lavoro), senza alcuna ulteriore indicazione o registrazione per le giornate non lavorate.


27 - Con riferimento al lavoro a domicilio, qualora la consegna e riconsegna avvengano nello stesso giorno, è necessario eseguire due registrazioni nel Libro Unico con l'indicazione degli orari, oppure è sufficiente indicare solo la data del giorno di consegna/riconsegna con un'unica riga registrazione?

Nel caso in cui le due operazioni avvengano nella medesima giornata la registrazione sul LUL potrà essere effettuata nella medesima riga, senza alcun problema, evidenziando gli orari della consegna e della riconsegna del lavoro.  


28 - Relativamente al lavoro a domicilio, cosa si intende per “qualità del lavoro eseguito” da registrare nel Libro Unico del Lavoro?

La legge 18 dicembre 1973, n. 877, anche dopo le modifiche apportate dal DL n. 112/2008 convertito dalla legge n. 133/2008, non si rivolge ad una valutazione di merito, arbitraria e discrezionale, con riferimento alla “qualità” del lavoro a domicilio eseguito, ma ad una descrizione qualitativa obiettiva della tipologia del lavoro svolto, ai fini della verifica della retribuzione corrisposta, e della relativa contribuzione previdenziale, secondo i parametri normativi e della contrattazione collettiva. Pertanto nel LUL (come precedentemente nell’abolito libretto personale di controllo) il datore di lavoro potrà limitarsi a descrivere qualitativamente il lavoro eseguito in modo sufficiente ad evidenziare la correttezza della retribuzione effettivamente corrisposta per lo stesso al lavoratore, tenendo conto di quanto inizialmente richiesto al momento dell’affidamento del lavoro (ad es. se il lavoro eseguito è la stiratura, la qualità potrà essere riferita sia alla tipologia del capo stirato, sia alla qualità della stiratura effettuata, purché si utilizzi sempre e per la generalità dei lavoratori il medesimo criterio descrittivo e valutativo, corrispondente a quanto richiesto all’atto della consegna dei materiali).

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