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Gestione dei progetti

In linea con quanto previsto dalle norme comunitarie e nazionali, l'Autorità di Gestione (di seguito, detta anche AdG) mette a disposizione alcuni strumenti per assicurare la sana gestione del PON Inclusione.

MANUALE PER I BENEFICIARI

Il Manuale per i Beneficiari descrive le procedure a cui il Beneficiario si deve attenere per tutte le attività di attuazione e rendicontazione, nonché gli adempimenti necessari alla corretta gestione degli interventi finanziati dal Fondo Sociale Europeo. Il 10 novembre 2017 sono stati aggiornati il Si.Ge.Co. e la relativa manualistica e, di conseguenza, anche il Manuale per i Beneficiari. Al riguardo si precisa che le modifiche che comportano una revisione del sistema informativo SIGMA Inclusione sono da considerarsi operative dal 1° gennaio 2018.

Di particolare rilievo: le operazioni ed i costi ammissibili a finanziamento; le modalità di rendicontazione delle attività; la nota metodologica per l'individuazione delle unità di costo standard; la costruzione del fascicolo di progetto ai fini della corretta archiviazione della documentazione; l'ambito di utilizzo del Sistema Informativo SIGMA; gli adempimenti in materia di informazione e pubblicità, ulteriormente sviluppati nelle Linee guida per le azioni di comunicazione.

Allegati al Manuale:

1. Schema di Convenzione di sovvenzione tra AdG e Beneficiario (Ambiti territoriali)
1bis. Schema di Convenzione AdG e Amministrazioni Centrali/Enti pubblici/Enti in house
1ter. Lettera di adesione alla Convenzione di sovvenzione da parte del soggetto partner (allegato 6 alla Convenzione di sovvenzione)
2. Comunicazione inizio delle attività e Richiesta di anticipo
2bis. Comunicazione di avvio delle attività (Comuni/Ambiti territoriali)
2ter. Comunicazione avvio attività (Amministrazioni centrali/Enti pubblici/ Enti in house)
3. Modello di comunicazione di conclusione delle attività
4. Modello di richiesta di erogazione dell'anticipo
5. Modello di richiesta di erogazione dei pagamenti intermedi
6. Modello di richiesta di erogazione del saldo finale
7. Domanda di rimborso intermedia
8. Domanda di rimborso finale
A. Riepilogo complessivo delle risorse umane impegnate
B. Timesheet per ogni singola risorsa umana impegnata nel progetto, firmato da quest'ultima e controfirmato dal Legale Rappresentante dell'ente
9. Metodologia per l'individuazione UCS - Unità di costo standard per le operazioni selezionate per mezzo degli Avvisi non competitivi n. 3/2016 e n. 4/2016.

N.B. Il Decreto Direttoriale n. 406 del 01/08/2018 relativo alle Unità di Costo Standard ha sostituito il Decreto Direttoriale n. 167 del 09/05/2017 (punto 9 degli allegati). Al nuovo decreto è stata riconosciuta efficacia retroattiva. Pertanto, nei casi in cui la nuova metodologia di calcolo determini una variazione degli importi già rendicontati, l'Autorità di Gestione provvederà a ricalcolare gli importi da rimborsare con la successiva domanda di rimborso compensando le variazioni intervenute nei periodi precedenti.

È inoltre possibile consultare il SI.GE.CO. (Sistema di Gestione e Controllo) e la relativa manualistica (Manuale delle procedure AdG/OOII, Piste di controllo, ecc.) nella pagina dedicata alla Gestione del Programma.

Creazione del CUP (Codice Unico di Progetto)

Gli Enti Capofila degli Ambiti territoriali, beneficiari dei finanziamenti dell'Avviso n. 3/2016 hanno a disposizione una procedura semplificata per la creazione del Codice Unico di Progetto (CUP).

Il codice CUP va richiesto per ciascun progetto approvato prima di avviare le relative spese. La responsabilità della richiesta del CUP è attribuita all'Amministrazione o all'Ente responsabile del progetto, cui compete l'attuazione dell'intervento. Pertanto, l'Ente capofila che rappresenta l'Ambito territoriale, dopo essersi registrato sulla piattaforma dedicata al CUP avrà a disposizione un modello predefinito per la generazione del CUP relativo al progetto di attuazione del SIA/REI, denominato "MPLS PON Inclusione Avviso 3", corredato da una Guida alla compilazione.

È necessario che l'Ente capofila generi il CUP e invii copia del cedolino del CUP all'Autorità di Gestione (in formato .pdf) entro il18 maggio 2018 (vedi facsimile nell'ultima pagina della Guida alla compilazione). La mail a cui inviare il cedolino è poninclusione@lavoro.gov.it


CONVENZIONI DI SOVVENZIONE

Per ricevere i finanziamenti dei progetti relativi all'Avviso n. 3/2016, finalizzati a rafforzare i servizi per l'attuazione del SIA/REI, ciascun beneficiario (Ambito territoriale) deve stipulare con l'AdG una Convenzione di sovvenzione.

Dopo la stipula è possibile inserire modifiche alla Convenzione e al progetto allegato solo compilando l'apposito modulo di richiesta che andrà trasmesso, datato e firmato digitalmente a cura del Rappresentante legale dell'Ente Capofila, al seguente indirizzo PEC: rimodulazione.poninclusione@pec.lavoro.gov.it.

Se le modifiche intervengono sulla progettazione (sezione E) o sui piani finanziari (sezione F), insieme al modulo di richiesta andranno presentate anche le relative nuove schede in formato excel (Scheda 1 - Progettazione interventi; Scheda 2 - Piano finanziario, compilando una scheda per ciascuna annualità).

È disponibile l'elenco delle Convenzioni di sovvenzione stipulate con ciascun Ambito territoriale ai sensi dell'Avviso 3/2016 per l'attuazione del SIA/REI. Il documento riporta gli estremi dei decreti di approvazione e dell'eventuale registrazione da parte dei competenti Organi di controllo. Viene inoltre data informazione in merito alla ricezione, da parte dell'Autorità di Gestione, della dichiarazione di Inizio Attività (DIA) per ciascuna proposta progettuale presentata.


AMMISSIBILITÀ DELLA SPESA

È stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 71 del 26 marzo 2018 il Regolamento recante i criteri sull'ammissibilità delle spese per i programmi cofinanziati dai Fondi strutturali di investimento europei (SIE) per il periodo di programmazione 2014/2020 (d.p.r. 5 febbraio 2018, n. 22).

In considerazione del carattere generale di tale norma, le Amministrazioni responsabili del Fondo Sociale Europeo hanno convenuto sulla necessità di una interpretazione comune delle regole per il riconoscimento della spesa del FSE. Questa necessità risponde anche all'esigenza di fondare la descrizione dei sistemi di gestione e controllo su elementi minimi condivisi, che tengano conto delle peculiarità degli interventi del Fondo Sociale Europeo, ferme restando le specifiche disposizioni assunte da ciascuna Autorità di gestione nell'ambito dei propri sistemi.

Pertanto, in analogia con quanto avvenuto nel precedente periodo, anche per questo ciclo di programmazione sarà messo a punto un "Vademecum FSE per i Programmi Operativi 2014-2020". Obiettivo principale del Vademecum è quello di offrire alle Autorità responsabili dei PO uno strumento pratico di ausilio e di accompagnamento per amministrare gli interventi FSE, in maniera complementare con le altre disposizioni a carattere trasversale.

Il Vademecum, da intendersi come un contenitore di definizioni, principi e criteri generali nonché come riferimento per l'individuazione di disposizioni e di soluzioni comuni a questioni e problematiche trasversali, è un documento di indirizzo e potrà costituire un riferimento per tutti gli attori diversamente coinvolti nella programmazione FSE.

In attesa della definizione del Vademecum, il riferimento è la Circolare 2/2009.

L'AdG fornisce inoltre indicazioni operative su tematiche specifiche che emergono in fase di attuazione del Programma.

Indicazioni operative su Avviso 3/2016:

FAQ

Nella pagina dedicata agli strumenti di comunicazione del SIA sono inoltre a disposizione le risposte ai quesiti più frequenti (FAQ) suddivise per argomento.


HELP DESK

In caso di dubbi interpretativi sulla corretta gestione degli interventi o altre problematiche di natura generale, è a disposizione degli Enti capofila - e a loro uso esclusivo - la mail dedicata dginclusioneavvisosia@lavoro.gov.it.
Al fine di evitare un inutile moltiplicarsi delle interlocuzioni, si invitano i Beneficiari a utilizzare esclusivamente la posta elettronica istituzionale dell’Ente Capofila per rapportarsi all’Autorità di Gestione.

Sempre a uso esclusivo degli Enti Capofila, per quesiti sulla rimodulazione degli interventi è a disposizione, oltre alla mail dedicata rimodulazione.poninclusione@pec.lavoro.gov.it, un servizio di help desk telefonico al numero 0646834398 - 0646834406, attivo il mercoledì dalle ore 10.00 alle ore 13.00.

Per eventuali chiarimenti sull'accesso a SIGMA Inclusione (Sistema Informativo per lo scambio elettronico dei dati) e su eventuali problematiche di funzionamento del sistema è a disposizione la mail sigmainclusione@lavoro.gov.it (il servizio non può ricevere notifiche da caselle di posta certificata).

In caso di richieste di chiarimenti da parte dei beneficiari dell'Avviso 3/2016, si prega di evidenziare il codice di convenzione ed i riferimenti telefonici a cui si vuole essere contattati (es:  AV3-2016- ABR_01). Qualora l'anomalia evidenziata sia particolarmente complessa sarà cura del servizio help desk contattare telefonicamente l'utente.