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Gestione dei progetti

In linea con quanto previsto dalle norme comunitarie e nazionali, l'Autorità di Gestione (di seguito, detta anche AdG) mette a disposizione alcuni strumenti per assicurare la sana gestione del PON Inclusione.

 

Manuale per i Beneficiari

Il Manuale per i Beneficiari descrive le procedure a cui il Beneficiario si deve attenere per tutte le attività di attuazione e rendicontazione, nonché gli adempimenti necessari alla corretta gestione degli interventi finanziati dal Fondo sociale europeo.

Di particolare rilievo: le operazioni e i costi ammissibili a finanziamento, le modalità di rendicontazione delle attività, la nota metodologica per l'individuazione delle unità di costo standard, la costruzione del fascicolo di progetto ai fini della corretta archiviazione della documentazione, l'ambito di utilizzo del Sistema Informativo SIGMA, gli adempimenti in materia di informazione e pubblicità, ulteriormente sviluppati nelle Linee guida per le azioni di comunicazione.

Allegati al Manuale:

1. Schema di Convenzione di sovvenzione tra AdG e Beneficiario (Ambiti territoriali)

1bis. Schema di Convenzione AdG e Amministrazioni Centrali/Enti pubblici/Enti in house

1ter. Lettera di adesione alla Convenzione di sovvenzione da parte del soggetto partner (Allegato 6 alla Convenzione di sovvenzione)

2. Comunicazione inizio delle attività e Richiesta di anticipo

2bis. Comunicazione di avvio delle attività (Comuni/Ambiti territoriali)

2ter. Comunicazione avvio attività (Amministrazioni centrali/Enti pubblici/ Enti in house)

3. Modello di comunicazione di conclusione delle attività

4. Modello di richiesta di erogazione dell'anticipo

5. Modello di richiesta di erogazione dei pagamenti intermedi

6. Modello di richiesta di erogazione del saldo finale

7. Domanda di rimborso intermedia

8. Domanda di rimborso finale

8A. Riepilogo complessivo delle risorse umane impegnate

8B. Timesheet per ogni singola risorsa umana impegnata nel progetto, firmato da quest'ultima e controfirmato dal Legale Rappresentante dell'ente

9. Metodologia per l'individuazione UCS - Unità di costo standard per le operazioni selezionate per mezzo degli Avvisi non competitivi n. 3/2016 e n. 4/2016.

N.B. Il Decreto direttoriale n. 406 del 1° agosto 2018 relativo alle Unità di Costo Standard ha sostituito il Decreto direttoriale n. 167 del 9 maggio 2017 (punto 9 degli Allegati). Al nuovo decreto è stata riconosciuta efficacia retroattiva. Pertanto, nei casi in cui la nuova metodologia di calcolo determini una variazione degli importi già rendicontati, l'Autorità di Gestione provvederà a ricalcolare gli importi da rimborsare con la successiva domanda di rimborso compensando le variazioni intervenute nei periodi precedenti.

È inoltre possibile consultare il SI.GE.CO. (Sistema di Gestione e Controllo) e la relativa manualistica (Manuale delle procedure AdG/OOII, Piste di controllo, ecc.) nella pagina dedicata alla Gestione del Programma.

Creazione del CUP (Codice Unico di Progetto)

Gli Enti Capofila degli Ambiti territoriali, beneficiari dei finanziamenti dell'Avviso n. 3/2016 hanno a disposizione una procedura semplificata per la creazione del Codice Unico di Progetto (CUP).

Il codice CUP va richiesto per ciascun progetto approvato prima di avviare le relative spese. La responsabilità della richiesta del CUP è attribuita all'Amministrazione o all'Ente responsabile del progetto, cui compete l'attuazione dell'intervento. Pertanto, l'Ente capofila che rappresenta l'Ambito territoriale, dopo essersi registrato sulla piattaforma dedicata al CUP avrà a disposizione un modello predefinito per la generazione del CUP relativo al progetto di attuazione del SIA/REI, denominato "MPLS PON Inclusione Avviso 3", corredato da una Guida alla compilazione.

È necessario che l'Ente capofila generi il CUP e invii copia del cedolino del CUP all'Autorità di Gestione (in formato .pdf) entro il 18 maggio 2018 (vedi facsimile nell'ultima pagina della Guida alla compilazione). L'e-mail a cui inviare il cedolino è poninclusione@lavoro.gov.it.

 

Convenzioni di sovvenzione

Per ricevere i finanziamenti dei progetti relativi all'Avviso n. 3/2016, finalizzati a rafforzare i servizi per l'attuazione del SIA/REI, ciascun beneficiario (Ambito territoriale) deve stipulare con l'AdG una Convenzione di sovvenzione.

Dopo la stipula è possibile inserire modifiche alla Convenzione e al progetto allegato solo compilando l'apposito modulo di richiesta che andrà trasmesso, datato e firmato digitalmente a cura del Rappresentante legale dell'Ente Capofila, al seguente indirizzo PEC: rimodulazione.poninclusione@pec.lavoro.gov.it.

Se le modifiche intervengono sulla progettazione (sezione E) o sui piani finanziari (sezione F), insieme al modulo di richiesta andranno presentate anche le relative nuove schede in formato excel (Scheda 1 - Progettazione interventi; Scheda 2 - Piano finanziario, compilando una scheda per ciascuna annualità).

È disponibile l'elenco delle Convenzioni di sovvenzione stipulate con ciascun Ambito territoriale ai sensi dell'Avviso 3/2016 per l'attuazione del SIA/REI. Il documento riporta gli estremi dei decreti di approvazione e dell'eventuale registrazione da parte dei competenti Organi di controllo. Viene inoltre data informazione in merito alla ricezione, da parte dell'Autorità di Gestione, della dichiarazione di Inizio Attività (DIA) per ciascuna proposta progettuale presentata.

 

Ammissibilità della spesa

È stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 71 del 26 marzo 2018 il Regolamento recante i criteri sull'ammissibilità delle spese per i programmi cofinanziati dai Fondi strutturali di investimento europei (SIE) per il periodo di programmazione 2014/2020 (d.p.r. 5 febbraio 2018, n. 22).

In considerazione del carattere generale di tale norma, le Amministrazioni responsabili del Fondo sociale europeo hanno convenuto sulla necessità di una interpretazione comune delle regole per il riconoscimento della spesa del FSE. Questa necessità risponde anche all'esigenza di fondare la descrizione dei sistemi di gestione e controllo su elementi minimi condivisi, che tengano conto delle peculiarità degli interventi del Fondo sociale europeo, ferme restando le specifiche disposizioni assunte da ciascuna Autorità di gestione nell'ambito dei propri sistemi.

Pertanto, in analogia con quanto avvenuto nel precedente periodo, anche per questo ciclo di programmazione sarà messo a punto un "Vademecum FSE per i Programmi Operativi 2014-2020". Obiettivo principale del Vademecum è quello di offrire alle Autorità responsabili dei PO uno strumento pratico di ausilio e di accompagnamento per amministrare gli interventi FSE, in maniera complementare con le altre disposizioni a carattere trasversale.

Il Vademecum, da intendersi come un contenitore di definizioni, principi e criteri generali nonché come riferimento per l'individuazione di disposizioni e di soluzioni comuni a questioni e problematiche trasversali, è un documento di indirizzo e potrà costituire un riferimento per tutti gli attori diversamente coinvolti nella programmazione FSE.

In attesa della definizione del Vademecum, il riferimento è la Circolare 2/2009.

L'AdG fornisce inoltre indicazioni operative su tematiche specifiche che emergono in fase di attuazione del Programma.

Indicazioni operative su Avviso 3/2016:

  • Nota del 9 ottobre 2017, prot. 7918 - Rendicontazione sulle spese sostenute prima della firma delle Convenzioni di sovvenzione e sulle spese per il personale interno.
  • Nota del 9 ottobre 2017, prot. 7920 - Modalità di invio dei dati di monitoraggio e di rendicontazione delle spese (l'Allegato 1 - Report di monitoraggio fisico e finanziario è stato aggiornato con la nota 11670 del 19 novembre 2018; per gli altri documenti citati nella nota, si vedano gli allegati al Manuale del beneficiario pubblicati in questa pagina).
  • Nota del 29 novembre 2017 - Utilizzo degli interventi finanziati dall'Avviso 3/2016 anche per l'attuazione del REI.
  • Nota del 13 dicembre 2017 - Precisazioni sulle modalità di rendicontazione delle spese. Modello di richiesta di attestazione della imputabilità delle spese.
  • Nota del 30 gennaio 2018 - Tempistica rendicontazione spese, spese per il personale interno e per quello assunto tramite agenzia interinale.
  • Nota del 28 febbraio 2018 - Chiarimenti su tempistica per rendicontazione spese gennaio-marzo e su invio dati Monitoraggio operazioni (Allegato 1 - Report di monitoraggio fisico e finanziario; Allegato 2 - Modulo di richiesta di modifica alla Convenzione e ai suoi allegati).
  • Nota del 26 aprile 2018 - Tempistica e modalità di rendicontazione e gestione per le operazioni ammesse a cofinanziamento a valere sull'Avviso 3/2016. Allegati: Modello 1 - Modello 2
  • Nota del 10 luglio 2018 - Riassetto organizzativo degli Ambiti territoriali.
  • Nota del 19 luglio 2018 - Tempistica e modalità di rendicontazione e gestione per le operazioni ammesse a cofinanziamento a valere sull'Avviso 3/2016.
  • Nota del 14 settembre 2018 - Rendicontazione su Sistema informativo SIGMA Inclusione delle operazioni ammesse a cofinanziamento a valere sull'Avviso 3/2016.
  • Nota dell'11 ottobre 2018 - Rimodulazione differita
  • Nota del 23 ottobre 2018 - Nota operativa in merito a CAF e Patronati
  • Nota del 29 ottobre 2018 - Rendicontazione spese delle operazioni ammesse a cofinanziamento, a valere sull'Avviso 3/2016. Allegato - Contatti delle Task Force
  • Nota del 19 novembre 2018 - Trasmissione del nuovo Format relativo alla Scheda di monitoraggio fisico. Allegati - Scheda di monitoraggio fisico (versione aggiornata al 21 dicembre 2018), Linee guida per la compilazione della scheda. N.B.: 1) nella Scheda vanno inseriti dati cumulativi riferiti al periodo intercorso tra la data di avvio delle attività (ossia la data della DIA riferita alla Convenzione di sovvenzione approvata) e la data di fine del periodo oggetto del monitoraggio fisico che, nel caso del primo invio dei dati attraverso la nuova scheda di monitoraggio fisico, è il 31 dicembre 2018. 2) la Scheda di monitoraggio fisico adeguatamente compilata dovrà essere trasmessa entro il 31 gennaio 2019, sia in formato excel che in formato .pdf, quest'ultima debitamente firmata dal responsabile del progetto, inviandola all'indirizzo di posta elettronica PONinclusione@lavoro.gov.it.
  • Nota dell'11 febbraio 2019 - Indicazioni sulla rendicontazione delle spese per le operazioni ammesse a cofinanziamento a valere sull'Avviso 3/2016.
  • Nota del 6 marzo 2019 - Chiarimenti sulle modalità di rendicontazione delle spese per il personale.
  • Nota del 20 marzo 2019 - Comunicazioni in materia di proroga delle attività progettuali dell'Avviso 3/2016 disposta con Decreto direttoriale del 19 marzo 2019.
  • Nota del 29 maggio 2019 - Nota operativa in caso di proroga delle attività degli interventi finanziati a valere sull’Avviso 3/2016 - Allegati: Cronoprogramma 2016-2020

 

FAQ

 

Help Desk

In caso di dubbi interpretativi sulla corretta gestione degli interventi o altre problematiche di natura generale, è a disposizione degli Enti capofila - e a loro uso esclusivo - la mail dedicata dginclusioneavvisosia@lavoro.gov.it.

Al fine di evitare un inutile moltiplicarsi delle interlocuzioni, si invitano i Beneficiari a utilizzare esclusivamente la posta elettronica istituzionale dell'Ente Capofila per rapportarsi all'Autorità di Gestione.

Sempre a uso esclusivo degli Enti Capofila, per quesiti sulla rimodulazione degli interventi è a disposizione, oltre alla mail dedicata rimodulazione.poninclusione@pec.lavoro.gov.it, un servizio di help desk telefonico al numero 0646834398 - 0646834406, attivo il mercoledì dalle ore 10.00 alle ore 13.00.

Per eventuali chiarimenti sull'accesso a SIGMA Inclusione (Sistema Informativo per lo scambio elettronico dei dati) e su eventuali problematiche di funzionamento del sistema è a disposizione la mail sigmainclusione@lavoro.gov.it (il servizio non può ricevere notifiche da caselle di posta certificata).

In caso di richieste di chiarimenti da parte dei beneficiari dell'Avviso 3/2016, si prega di evidenziare il codice di convenzione ed i riferimenti telefonici a cui si vuole essere contattati (es: AV3-2016 - ABR_01). Qualora l'anomalia evidenziata sia particolarmente complessa sarà cura del servizio Help Desk contattare telefonicamente l'utente.

 

Task Force

Assistenza tecnica

Sono state attivate Task Force regionali di assistenza tecnica a supporto degli Ambiti territoriali per gli adempimenti del PON Inclusione, in particolare per la realizzazione dei progetti personalizzati di inclusione sociale e lavorativa di cui all'Avviso n. 3/2016. Gli Ambiti possono avvalersi di tale assistenza per gli aspetti gestionali degli interventi progettuali (rimodulazione, rendicontazione e altre informazioni).

Ciascuna Task Force opera su raggruppamenti di Regioni, attraverso la società Price Water House Coopers Advisory (PWC).